BAB 5 Email dan Mailing List

March 24, 2017

BAB 5 Email dan Mailing List

BAB 5 Email dan Mailing List

I. Email

A. PENGERTIAN
        E-mail (Electronic Mail) adalah fasilitas yang digunakan sebagai sarana untuk mengirim dan menerima surat elektronik (e-mail) kepada dan dari pemakai komputer lain yang terhubung di internet, selain itu mengirim surat dapat menyertai file sebagai lampiran (attachmant). Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa keuntungan.Antara lain, dengan menggunakan email surat, informasi yang kita kirim ke alamat email lain akan secara langsung diterima. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain. Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah gmail.com, yahoo.com, plasa.com dll.

B.JENIS-JENIS EMAIL

     1. E-mail Berbasis Web

        E-mail ini merupakan e-mail yang ditawarkan berbagai situs seperti YAHOO, HOT MAIL, LOVEMAIL,dan lain-lain.E-mail ini disediakan secara gratis oleh sebuah web site untuk menarik pengunjung, karena masih dalam layanan WWW, maka untuk mengakses e-mail ini kita memerlukan web browser.Ciri-ciri e-mail ini adalah:

a.Gratis

b.Dapat diakses melalui web browser

c.Membaca dan mengirim e-mail harus dalam keadaan online.

     2. E-mail POP 3

       Jenis e-mail ini bagi yang berlangganan ISP dapat menggunakan e-mail ini.Ciri-ciri e-mail ini:
a.Ada yang membayar dan ada yang gratis
b.Membaca e-mail dapat dilakukan secara offline
c. Dapat diakses melalui program aplikasi e-mail client.
Kelemahan e-mail ini adalah tidak bisa mengecek e-mail dari sembarang tempat.

   
    3. E-mail Forwarding
    E-mail ini merupakan layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang dikirimkan kepadanya ke account e-mail yang lain.Ciri-ciri e-mail ini adalah :
a.Kita dapat menyembunyikan e-mail yang sesungguhnya
b.Kita bisa tidak memberi tahu e-mail yang baru.

C.MANFAAT EMAIL

    1. Digunakan secara efektif untuk keperluan surat menyurat.
    2. Digunakan secara efisien untuk mengirim lembar dokumen dengan jumlah yang                   banyak.
    3. Lebih fleksibel.
    4. Dijadikan sebagai ajang diskusi.
    5. Sebagai sarana untuk mengirim lampiran kerja.
    6. Sebagai tanda identitas diinternet ketika mengakses informasi di lewat internet.
    7. Sebagai media untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.

D. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN EMAIL
    1. Kelebihan email :

           a.Mudah
           b.Cepat
           c.Murah
           d.Multiple send
           e.Dapat mengirimkan file dalam proses pengiriman email.

    2. Kekurangan email :

         aDalam proses pengiriman komputer dalam posisi online
         b.Pengiriman lampiran file hanya berwujud teks atau gambar
         c.Email dapat menyebarkan virus jika tidak hati-hati
         d.Pengirim harus mengingat user name dan password.

II. Mailing List

A. PENGERTIAN

      Milis adalah grup diskusi di Internet di mana setiap orang bisa berlangganan dan berikutserta didalamnya. Anggota milis dapat membaca surat dari orang lain dan kemudian mengirimkan balasannya. Secara sederhana, milis adalah sebuah daftar alamat surat elektronik yang mempunyai kesukaan/kepentingan yang sama.

       Saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas topik diskusi tersebut atau tidak.      Setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers.      Berdasarkan topik diskusi, milis ada bermacam-macam. Ada milis umum, ada milis yang membahas bidang ilmu tertentu (misalnya Teknologi Informasi), ada senarai yang membahas masalah agama, dan sebagainya.     Penyedia layanan milis yang dikenal luas antara lain adalah yahoogroups.com dan googlegroups.com.

B. CARA MENGGUNAKAN

        

1. Mendaftar pada group yang diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com. Pada tahap ini anggota baru akan diminta mengisi database agar informasi dari semua anggota terangkum dengan rapi.

2. Mengirim pesan ke milis jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info lomba, berita kesehatan, dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa saja di milis asalkan berita tersebut akurat.

C. KELEBIHAN MILIS

      

1. Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.

2. Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.

D. KEKURANGAN MILIS

          

1. Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.

2. Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacam direktori, sehingga wacana atau informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur dengan kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat dibahas lebih terperinci.

3. Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi sangat lambat. Banyak lebarpita internasional tersedot karena hal tersebut.

E. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN UNTUK MENJADI ANGGOTA MILIS

        

         1.  Tujuan milis

Kita harus mengetahui tujuan dari milis tersebut dengan jelas. Dengan demikian kita mengetahui apakah milis tersebut bakal bermanfaat atau tidak bagi kita. Jika kita menganggap hal tersebut bermanfaat, silakan bergabung. Jika tidak, lebih baik jangan.

           2.  Seberapa banyak e-mail yang masuk

Kita juga perlu tahu seberapa banyak e-mail yang masuk ke milis tersebut. E-mail ke milis yang terlalu banyak akan merepotkan kit4 apalagi jika tidak semua e-mail itu penting. Kotak surat kita bisa cepat penuh, apalagi jika kita tidak rajin membuka e-mail dan tidak punya waktu untuk menghapusnya.

          3.  Waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail

Kita juga harus mempertimbangkan waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail. Jika kita tidak punya waktu yang cukup untuk membaca e-mail, e-mail yang masuk melalui milis hanya akan merepotkan kita saja. Tentu saja, e-mail tersebut tidak berguna bagi kita jika kita tidak pernah sempat membacanya.

F. CARA KELUAR DARI KEANGGOTAAN MILIS

     Bergabung dalam grup milis memang menyenangkan. Selain banyak kenalan, kita juga bisa tambah pengetahuan dan wawasa

Status keanggotaan kita dalam sebuah grup milis bisa berakhir dengan dua cara. Pertama, di-’banned’ oleh owner/moderator lantaran dianggap melanggar aturan grup milis tersebut. Kedua, keluar sendiri secara sukarela, entah karena bosan, tidak cocok, atau cuma ingin keluar.

Berikut ini cara keluar dari sebuah grup milis di Yahoo! Groups:

1. Login dulu ke account email yang digunakan untuk mendaftar ke milis tsb.

2. Kirim email kosong (tanpa judul/subject dan isi) ke namamilis-unsubscribe@yahoogroups.com. Tunggu sampai ada email balasan. Kalau ingin keluar dari lebih dari satu milis sekaligus, bisa ditulis secara berurutan dan dipisahkan dengan tanda koma. Misalnya: namamilis1-unsubscribe@yahoogroups.com, namamilis2-unsubscribe@yahoogroups.com, dst.

3. Jika mendapat balasan/konfirmasi dari Yahoo!, balaslah tanpa menulis apapun dalam isi email.

4. Tunggu sampai ada email dari Yahoo! berisi konfirmasi bahwa Anda telah resmi keluar dari Yahoo Groups!.